At handle med det offentlige

At handle med “det offentlige” kan være noget anderledes end at handle med kunder fra den private sektor, givet at en offentlig myndighed eller virksomhed adskiller sig fra private virksomheder. Det er en god ide, at sætte sig ind i de særlige aspekter, der karakteriserer det offentlige inden man beslutter sig for at gå ind på det offentlige marked. Altså inden man beslutter sig for at forsøge at få en offentlig myndighed/virksomhed som kunde. Nedenfor skitseres de væsentligste aspekter.

“Det offentlige” udgøres først og fremmest af stat, regioner og kommuner. Herudover tæller de styrelser, råd og decentrale enheder mv., der er tilknyttet henholdsvis stat, regioner og kommuner også som offentlige myndigheder. Dertil hører en række støttede institutioner mv. med til betegnelsen af “det offentlige”.

Med et “offentligt indkøb” menes, at en offentlig myndighed køber varer eller tjenesteydelser eller får udført anlægsopgaver af en privat virksomhed. Ønsket om at handle med private virksomheder kan dels skyldes det økonomiske aspekt – den private virksomhed kan måske løse opgaven billigere end det offentlige – men det kan også være et spørgsmål om kompetencer, innovation eller noget helt fjerde.

Når det giver mening at tale om “offentlige” indkøb og på den måde adskille disse indkøb fra de indkøb, der ellers foretages af virksomhederne i samfundet, er det fordi offentlige indkøb er særlige; offentlige indkøb er (af såvel den danske stat som EU) underlagt en række regler!

Konkret er offentlige myndigheder eller virksomheder forpligtet til at køre en specifik proces – et udbud – inden de indgår en kontrakt med en privat virksomhed. De er dermed afskåret fra bare at indgå en kontrakt med en vilkårlig eller selvvalgt privat virksomhed, når de fx ønsker en opgave løst for sig. Det kan dermed være lidt besværligt at være offentlig indkøber. Og omvendt kan det offentlige dermed synes lidt besværlig at handle med!

Reglerne kan imidlertid begrundes med, at offentlige indkøb sker for skatteydernes penge. Reglerne har nemlig til hensigt at sikre, at indkøbene er effektive, altså at skatteyderne får så meget for pengene som muligt. Samtidig er procedurekravene med til at sikre en fair konkurrence – til glæde for private virksomheder.

Offentlige myndigheder som særlige samarbejdspartnere

Først og fremmest skal nævnes den politiske dimension; hvor en privat virksomhed typisk har beslutningskompetencen liggende i en direktion alene, er der i en offentlig myndighed/virksomhed såvel en administrativ som en politisk besluttende enhed.

Offentlige myndigheder/virksomheder benytter sig desuden i stigende grad af borgerinddragelse (/bruger-), hvor det vurderes relevant. Heri ligger, at borgerinddragelsen benyttes som et middel eller en metode, der skal sikre at indkøbet rammer plet.

Brug et par minutter på at se videoen herunder;

Både den politiske dimension og borgerinddragelsen har specielt betydning i relation til udbudsprocessen, som kan blive mere tidskrævende; flere skal høres og flere skal ind over beslutningen og det kan synes tungt at skulle vente længere “end højst nødvendigt”. Imidlertid er det i sidste ende politikerne, der har ansvaret for opgaveløsningerne og det er kun naturligt med en politisk inddragelse. Samtidig er det borgerne, der i langt de fleste tilfælde er de endelige modtagere af indkøbet, hvorfor deres mening er væsentlig. Sat på spidsen er netop den politiske dimension og borgerinddragelsen essensen i et demokratisk samfund som Danmark!

Endelig skal det nævnes, at offentlige myndigheder/virksomheder har en række forpligtelser i forhold til medarbejderne ved et udbud. Reglerne kan medføre en større kompleksitet i en udbudsprocedure, men har til hensigt at beskytte medarbejderne og sikre dem en fair behandling.

Begrebet offentlig myndighed bruges ovenfor som om det var en fast størrelse. Væsentlig er det dog at huske på, at der naturligvis er lige så stor (om end ikke større) forskel på offentlige myndigheder, som der er private virksomheder imellem.

Forskellene er størst, når man sammenligner offentlige myndigheder på forskellige niveauer – eksempelvis har regioner helt andre kerneopgaver end kommuner. Imidlertid er der også forskelle inden for offentlige myndigheder på samme niveau; landets 98 kommuner har fx ikke nødvendigvis den samme måde at løse opgaver på. Ligeså vel er den måde de har organiseret sig på og det politiske ståsted forskelligt.

På trods af forskellene kan et kendskab til det offentlige i bred forstand sagtens komme en privat virksomhed til gode. Dette skal forstås på den måde, at har man en gang haft en kommune som kunde har man langt lettere ved at sætte sig ind i den næste kommunes situation, behov og ønsker. Og set på den måde åbner der sig et helt nyt marked, når man bliver leverandør til det offentlige.

Udbudsprocessen kort fortalt

Når en offentlig myndighed/virksomhed skal foretage et indkøb skal den indledningsvist offentliggøre dette. Offentliggørelsen skal sikre gennemsigtighed – via offentliggørelsen får private virksomheder at vide, at den offentlige myndighed agter at indgå en kontrakt med en privat leverandør om løsningen af en given opgave (et indkøb) på et givent tidspunkt ude i fremtiden.

Offentliggørelsen foregår i praksis ved at udbyder udfylder en Udbudsbekendtgørelse.

Supplerende med udbudsbekendtgørelsen udarbejder den offentlige myndighed et udbudsmateriale. Udbudsmaterialet skal både indeholde information om opgaven – en kravspecifikation, om konkurrencen – udvælgelses- og tildelingskriterier mv., og om driften – nogle kontraktvilkår.

Udbud under Tilbudsloven (Nationalt udbud)
Ved en igangsættelse af et såkaldt nationalt udbud udarbejdes en annonce, som offentliggøres på udbud.dk.

Hvordan resten af processen ser ud, afhænger af udbudsformen. Lidt forenklet er der tale om to udbudsformer:

  • en, hvor den offentlige myndighed indledningsvist udvælger en række relevante virksomheder til at byde på opgaven
  • en hvor muligheden for at byde er åben for alle interesserede virksomheder.

Såfremt den offentlige myndighed vælger at prækvalificere en række relevante virksomheder benyttes udbudsformen begrænset udbud og den medfører, at der indledningsvist er en prækvalifikationsfase. Såfremt den offentlige myndighed vælger offentligt udbud, dvs. en åben procedure, er prækvalifikationsfasen sprunget over.

I praksis gennemføres prækvalifikationsfasen ved at den offentlige myndighed (via udbudsbekendtgørelsen) opfordrer virksomheder om at give sig til kende såfremt de er interesserede i at byde på opgaven. Den offentlige myndighed angiver samtidig, hvad virksomhederne som minimum skal kunne for at blive udvalgt. Eksempelvis kan den offentlige myndighed stille krav til virksomhedernes tekniske udstyr. Interesserede virksomheder besvarer opfordringen via en anmodning.

Udvælgelsen blandt virksomheder på baggrund af deres kunnen er ikke særegen for udbud, der følger udbudsformen begrænset udbud. Ved et offentligt udbud vil der ligeledes blive stillet mindstekrav til virksomhedernes formåen mv. Forskellen er således alene at udvælgelsen holdes adskilt fra resten af processen, altså eksistensen af en prækvalifikationsfase. Når offentliggørelsen er foretaget (og en evt. prækvalifikationsfase er gennemført) kan interesserede (evt. udvalgte) virksomheder rekvirere udbudsmaterialet og gå i gang med at skrive et tilbud, som modsvar til udbudsmaterialet. Tilbudsfasen indeholder også kommunikation mellem den offentlige myndighed, som udbyder og de private virksomheder, tilbudsgiverne, idet der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet. Som regel vil spørgsmålene blive besvaret skriftligt i anonymiseret form – af hensyn til ligebehandling, gennemsigtighed mv.

Tilbudsfasen ender ved tilbudsfristen, dvs. det tidspunkt hvor den offentlige myndighed har fastsat at den skal have tilbuddene i hænde.

Efter tilbudsfristen gennemser den offentlige myndighed de indkomne tilbud. I første omgang bliver det tjekket om det enkelte tilbud er konditionsmæssigt, dvs. om alle de formelle forhold og krav er overholdt. Gennemgangen er væsentlig fordi den offentlige myndighed i visse tilfælde har pligt til at afvise tilbud, der ikke overholder formkravene – dette for at sikre en fair og gennemsigtig konkurrence.

Næste skridt er at vurdere om tilbudsgiveren lever op til de mindstekrav, der er angivet. Dette skridt er naturligvis kun aktuelt, hvis der ikke indledningsvist er afholdt en prækvalifikationsfase.

Endelig vurderer den offentlige myndighed selve de tilbudte løsninger. Og i henhold til et af tildelingskriterierne laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges det mest kvalificerede tilbud.

Den offentlige myndighed begrunder afslutningsvist skriftligt overfor tilbudsgiverne det valg, der er truffet, kontrakten underskrives og driftsperioden går i gang.

Nedenfor illustreres de to mest benyttede udbudsprocesser:

Offentligt udbud Begr+ªnset-aftale