Forbehold/Alternative bud

Såfremt du ikke er helt tilfreds med udbudsmaterialets vilkår, kan det være muligt at du tager forbehold og betinger dig andre vilkår end dem, der fremgår af udbudsmaterialet. Et tilbudsforbehold vil imidlertid kunne medføre, at tilbuddet diskvalificeres – selvom det anses for at være det bedste – og derfor er det vigtigt at være opmærksom på, i hvilket omfang der kan tages forbehold, som står beskrevet i udbudsmaterialet.

Et forbehold kan f.eks. vedrøre betalingsfrister, honorarberegning, ansvar, forsikring, ophavsrettigheder eller selve forståelsen af udbudsmaterialet. Udgangspunktet er derfor, at der ikke kan tages forbehold, med mindre der i udbudsmaterialet udtrykkeligt gives lejlighed hertil – f.eks. ved at angive, at der accepteres alternative bud.

Væsentlige forbehold medfører diskvalifikation

Væsentlige forbehold medfører diskvalifikation, men forbehold, som ikke medfører væsentlige ændringer i konkurrencegrundlaget, kan accepteres af ordregiver. Om et forbehold kan accepteres, eller om tilbudsgiveren skal diskvalificeres, afhænger således af, om forbeholdet kan siges at være væsentligt eller ej.

Praksis viser, at der ikke skal ret meget til, før et forbehold medfører væsentlige ændringer i udbudsmaterialet. Det er således uden betydning, hvilken betegnelse tilbudsgiver bruger – forbehold, forudsætninger eller lignende – der er tale om en ensidig fravigelse af udbudsmaterialet.

Praksis viser også, at eksistensen af mange forbehold, der hver for sig ikke er væsentlige, tilsammen kan udgøre så væsentligt et forbehold, at udbyder er berettiget og forpligtet til at diskvalificere et tilbud.

Ukonditionsmæssige tilbud

Ordregiver har både ret og pligt til at afvise tilbud, der på væsentlige punkter indeholder fravigelser i forhold til udbudsvilkårene.

Et forbehold skal kunne prisfastsættes af ordregiver – uden at tilbudsgiver spørges herom. Hvis forbeholdet ikke kan prisfastsættes, er der en formodning om, at det ligger uden for udbuddets forudsætninger, og tilbuddet skal derfor afvises. Det er uden betydning, om tilbudsgiver efterfølgende frafalder forbeholdet – er der tale om et væsentligt forbehold, skal tilbuddet afvises.

Der kan være standardforbehold for din branche. Spørg din brancheforening.

Alternative bud – hvad må du?

Hvis tildelingskriteriet er ’det økonomisk mest fordelagtige bud’, har du nogle gange mulighed for at afgive alternative bud. Det vil normalt fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvis den offentlige udbyder ønsker alternative bud.

At afgive et alternativt bud vil sige, at du ikke bare tilbyder den ydelse, som udbyderen skal have udført, men også foreslår andre løsningsmodeller eller ydelser.

Du skal stadig sørge for, at dit tilbud overholder de mindstekrav, der står i udbudsmaterialet – ellers bliver det afvist. Alternative bud er altså en slags ’tillægstilbud’, som du kan foreslå den offentlige udbyder.