Kend reglerne for udbud

Første skridt på vejen til at vinde udbud er, at du og dine ansatte kender til de grundlæggende regler på udbudsområdet.

Indledningsvis skal det nævnes, at EU’s generelle principper skal overholdes ved et udbud. Det drejer sig om principperne for:

  • ligebehandling
  • gennemsigtighed
  • ikke-diskrimination
  • offentlighed/åbenhed

Herudover skal procedureregler mv. i EU’s Udbudsdirektiv overholdes.

Udbud under Tilbudsloven (nationalt udbud)
I stedet for EU’s Udbudsdirektiv skal afsnit III i Tilbudsloven overholdes.

Se videoen herunder og brug et par minutter på at læse nedenstående, så du kender spillereglerne, inden du går i gang.

EU’s udbudsdirektiv

EU’s Udbudsdirektiv træder først i kraft, når der er tale om at den offentlige myndighed indgår en reel aftale om indkøb over et vist beløb. I aftalebegrebet ligger der, at der fx ikke er tale om “in-house”-aftaler. Sådanne aftaler blandt flere er nemlig undtaget Udbudsdirektivets regler.

For så vidt angår beløbsgrænsen – tærskelværdien – afhænger denne dels af, hvilken en ydelse der er tale om, og hvilken myndighed, der er tale om. De forskellige ydelsestyper er varer, tjenester og bygge-/anlægsopgaver. Som tidligere nævnt omhandler denne vejledning alene tjenester (serviceopgaver). De forskellige myndighedstyper er (i kort form) stat, region og kommune. Tærskelværdierne for tjenesteydelser er henholdsvis x/x/1.489.820 kr. – afhængigt af om der er tale om stat, region eller kommune.

Således skal en kommune, der indkøber en tjenesteydelse for et beløb, der overstiger denne beløbsgrænse, følge Udbudsdirektivets procedureregler. Eller formuleret anderledes – hvis en kommune skal indgå kontrakt med en privat leverandør om levering af en tjenesteydelse, skal denne såfremt kontraktværdien overstiger 1.489.820 kr. forlods lave et EU-udbud.

Når EU’s udbudsdirektiv skal følges, betragtes, træder i kraft – eller hvad man vil kalde det – betyder det dels, at der er pligt til at lave et EU-udbud. Med andre ord skal indkøbet offentliggøres og en række procedureregler skal følges.

Offentliggørelse

Indkøbet skal offentliggøres via en udbudsbekendtgørelse i den elektroniske database TED (ted.europa.eu). Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde en række lovbestemte informationer.

Procedure

Dernæst gælder helt strikse regler for udbudsprocessen. Ved EU udbud findes forskellige udbudsprocedurer med faste regler for bl.a. tidsfrister.

Udbud under Tilbudsloven (Nationale udbud)
Tilbudslovens retningslinjer gælder for indkøb af vare- og tjenesteydelser over 500.000 kr. og bygge- og anlægsopgaver over 300.000kr. Her gælder en pligt til at offentliggøre indkøb i en annonce på udbud.dk med information om:

  • beskrivelse af opgaven
  • tildelingskriterier
  • krav til tilbudsgiveren
  • kontaktperson
  • tidsfrist

Forstå udbudsformerne

Udbudsdirektivet oplister i alt seks forskellige udbudsformer, hvoraf, som nævnt tidligere, er offentligt udbud og begrænset udbud de to mest benyttede. Hver udbudsform har både fordele og ulemper og nogle udbudsformer kan kun anvendes, hvis særlige betingelser er opfyldt.

Udbud under Tilbudsloven (Nationalt udbud)
Ved gennemførelse af et nationalt udbud er der frit procedurevalg. Det vil sige, at man principielt kan afholde en proces, som man selv har “opfundet”.I praksis benyttes en af de udbudsformer, der er angivet i Udbudsdirektivet – evt. med et forhandlingsled, hvilket i modsætning til Udbudsdirektivet er tilladt i Tilbudsloven.

 

Følgende er en beskrivelse af de forskellige udbudsformer:

Et offentligt udbud, er kendetegnet ved, at alle interesserede aktører kan afgive tilbud. Det giver den bredeste konkurrence, men kan også kræve mange ressourcer for både udbyderen og dig som tilbudsgiver. Eftersom konkurrencen er åben, kan det være svært at vide, hvor mange der er om buddet og derfor er det vigtigt at skrive sit tilbud skarpt og præcist samtidig med det skiller sig ud af mængden.

Et begrænset udbud, giver mulighed for at opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Dette gøres via en prækvalifikation, hvor leverandører bliver valgt ud fra økonomisk- og teknisk kapacitet samt personlig formåen. Sammenlignet med et offentligt udbud kan det give udbyderen færre tilbud at vurdere, men det kan til gengæld også forlænge udbudsprocessen. Dette betyder, at leverandørernes tilbud bliver splittet op i to faser. I første fase skal leverandørerne udarbejde en anmodning om prækvalifikation, hvor de skal leve op til nogle udvælgelseskriterier. Såfremt leverandøren bliver prækvalificeret og dermed opfordres til at afgive tilbud, skal leverandørerne udarbejde det endelig tilbud, hvor der konkurreres på baggrund af nogle tildelingskriterier.

Udbud efter forhandling, giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er en udbudsform, der dog kun må bruges under særlige omstændigheder. Proceduren kan gennemføres både med og uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Denne udbudsform har naturligvis den fordel at parterne kan indgå i en dialog og forhandle om opgaven. Årsagen til at denne udbudsform kun kan benyttes under særlige omstændigheder begrundes med, at det kan være svært for offentlige myndigheder at leve op til principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.

Projektkonkurrencer er en udbudsform, der især anvendes ved arkitektkonkurrencer, byplanlægning mv. Der findes flere særlige forhold ved projektkonkurrencer. Blandt andet, at der skal nedsættes en bedømmelseskomité, at udbyder ikke som udgangspunkt har pligt til at indgå kontrakt, og at udbyder derudover har ret til at forhandle med konkurrencedeltagerne. Projektkonkurrencer foregår normalt efter en prækvalifikation, hvor udbyder, på baggrund af kriterierne i udbudsbekendtgørelsen, udvælger deltagerne. Konkurrencen kan dog også være åben, så alle interesserede har mulighed for at indsende deres projekt. Udbyder kan desuden på forhånd udpege og opfordre visse virksomheder til at deltage i projektkonkurrencen. Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal dog fastsættes, så det sikrer reel konkurrence.

Den konkurrenceprægede dialog er en udbudsform, der kun kan anvendes ved særligt komplekse kontrakter. Udbudsformen sondrer mellem en dialogfase, hvor man indleder med at drøfte og/eller forhandle med udvalgte ansøgere og en fase, der indeholder den egentlige tilbudsgivning. Denne udbudsform har naturligvis den fordel, at parterne kan indgå i en dialog og forhandle om opgaven. Årsagen til at denne udbudsform kun kan benyttes under særlige omstændigheder begrundes med, at det kan være svært for offentlige myndigheder at leve op til principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.

Udvælgelses- og Tildelingskriterier

For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for den offentlige udbyder: at din virksomhed er egnet til at løse opgaven! Det kan fx handle om, at I har erfaring fra lignende opgaver, at I ikke er ved at gå i betalingsstandsning og meget mere. at dit tilbud er bedre eller billigere end det, konkurrenterne kan tilbyde! Det kan fx handle om, at I tilbyder den bedste service, den højeste kvalitet og meget mere.

Den offentlige udbyder støtter sig til en række udvælgelseskriterier, når den skal vurdere om din virksomhed er egnet og i vurderingen af dit tilbud gøres der brug af et tildelingskriterium, herunder evt. under- og delkriterier til dette.

Brug et par minutter på at forstå forskellen på og meningen med udvælgelseskriterier og tildelingskriterier.

Udvælgelseskriterier

Ved et begrænset udbud bruger udbyder udvælgelseskriterierne til at udvælge, hvilke leverandører der skal have mulighed for at afgive tilbud på opgaven – den såkaldte prækvalifikation. Ved et offentligt udbud gennemgår udbyder indledningsvis alle de indkomne tilbud i forhold til udvælgelseskriterierne for at vurdere, om nogle af tilbudsgiverne skal udelukkes fra konkurrencen.

Uanset om udvælgelsen af virksomheder sker forlods ved en prækvalifikation eller efter afgivelse af tilbud er der tale om en egnethedsvurdering. Udvælgelseskriterierne retter sig altså mod virksomheden og ikke selve den tilbudte løsning (tilbuddet).

Udvælgelseskriterier kan opdeles i tre kategorier:

  • Personlige forhold
  • Teknisk formåen (eller faglig formåen)
  • Økonomisk formåen (eller finansiel formåen)

Personlige forhold

Den offentlige myndighed har i nogle tilfælde pligt til at udelukke virksomheder og i andre tilfælde ret til det. Det drejer sig for eksempel om virksomheder som har begået kriminelle handlinger (obligatorisk udelukkelse), er under konkurs (frivillig udelukkelse) osv.

Som tilbudsgiver vil du opleve, at du bliver bedt om at dokumentere, at du ikke giver udbyderen grund til at udelukke dig. Eksempelvis er det almindeligt at udbyder beder om en såkaldt Serviceattest. Du kan også blive bedt om at vedlægge en straffeattest. Serviceattesten rekvireres hos Erhvervs- og byggestyrelsen mod betaling. Straffeattesten rekvireres hos politimyndigheden.

I Danmark må en offentlig myndighed endvidere ikke indgå en kontrakt med en virksomhed, der har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Den offentlige myndighed skal bede om en såkaldt “Tro- og loveerklæring” fra dig som dokumentation for at virksomheden ikke har en sådan gæld til det offentlige. Som regel har udbyder udformet en standardformular som er vedlagt udbudsmaterialet, som din virksomhed bare skal udfylde og underskrive og sende den ind sammen med tilbuddet.

Økonomisk (/finansiel) og teknisk (/faglig) formåen

Når det drejer sig om virksomhedens økonomiske og tekniske formåen er der typisk tale om, at udbyderen stiller en række mindstekrav, der skal sikre, at leverandøren kan magte opgaven. De virksomheder, der ikke opfylder mindstekravene er udelukket for at byde på opgaven (deres tilbud tages ikke i betragtning).

For så vidt angår økonomisk formåen kan et krav fx være en omsætning på et vist niveau. Udbyderen vil da bede virksomheden om at dokumentere, at den har en omsætning, der mindst lever op til dette – fx ved at kræve at tilbuddene er vedlagt virksomhedens sidste regnskab.

For så vidt angår teknisk formåen kan et krav fx være en maskinpark af en vis størrelse. Udbyden vil da bede virksomheden om at dokumentere, at den har en maskinpark, der mindst lever op til dette – fx ved at kræve at tilbuddene er vedlagt en oversigt over virksomhedens materiel.

I forhold til teknisk formåen er det ikke frit for udbyder at vælge, hvilken form for dokumentation der kan kræves (dermed er det indirekte heller ikke frit for udbyder at vælge, hvad der kan kræves). Udbudsreglerne udspecificerer konkret, hvad der kan bedes om. Dette er ud fra et hensyn til tilbudsgiver, der selvfølgelig ikke skal “hoppe på tungen” for udbyder. Kravene, der bliver stillet skal være relevante – og det skal være rimelig dokumentation, der bedes om.

Tildelingskriterier

Tilbuddene vurderes på baggrund af det tildelingskriterium, udbyder har anført i udbudsmaterialet. Der er to tildelingskriterier at vælge imellem:

  • Laveste pris
  • Økonomisk mest fordelagtige tilbud

Hvis tildelingskriteriet er ’laveste pris’, er det udelukkende prisen, der afgør, hvem der vinder.

Hvis tildelingskriteriet er ’økonomisk mest fordelagtige tilbud’, vægter den offentlige udbyder også andre ting end prisen (selv om prisen fortsat spiller en rolle) f.eks. leveringstid, kvalitet eller miljø- og sundhedshensyn. Ved brug af tildelingskriteriet “økonomisk mest fordelagtige tilbud” hører der således en række underkriterier til, herunder pris. Og der kan også høre delkriterier til de enkelte underkriterier, hvis disse udgøres af flere ting.

Således kan tildelingskriteriet “økonomisk mest fordelagtige tilbud” være sammensat som følger:

Den offentlige udbyder skal præcisere i deres udbudsmateriale, hvad der menes med og hvad der lægges vægt på ved vurderingen af de enkelte under- og delkriterier. Dette er for at tilbudsgiverne får kendskab til det konkurrencegrundlag, tilbuddene vil blive vurderet på. Udbyderen skal også angive, hvordan tilbudsgiverne skal dokumentere at de opfylder kriterierne.

Et eksempel på formulering i relation til et under- og tilhørende delkriterium kan være:

 

Den offentlige udbyder vægter underkriterierne indbyrdes, og vægtningen skal oplyses i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet. Vægtningen angives ved en bestemt procentsats eller ved en ramme med et passende maksimalt udsving, fx 10-20 pct. Er det ikke muligt at vægte kriterierne procentuelt, skal de som minimum rangordnes.