Tjek udbudsmaterialet

Når du har fået fat i udbudsmaterialet, gælder det om at sætte sig ned og gennemlæse det grundigt. Er alt med? Hvad er tidsfristen? Hvilke krav stilles der? Kan du leve op til kravene? Kan du løse opgaven? Kan det betale sig for dig at byde?

Først bør du gennemgå udbudsmaterialet og se, om alle de dokumenter er med. En hjælp til at se om alle informationer er med, kan være ved at bruge indholdsfortegnelsen i Udbudsmaterialet – dvs. tage udgangspunkt i hvad den offentlige myndighed selv skriver at udbudsmaterialet indeholder. Hvis der mangler nogle af disse ting, så ret henvendelse til den offentlige udbyder.

Når du har sikret dig, at der ikke mangler nogle dokumenter, er det tid til at læse udbuddet grundigt igennem.

Når du læser udbudsmaterialet, så noter løbende dine spørgsmål til den offentlige udbyder og send spørgsmålene samlet.

Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet

Det kan godt ske, at der er uklarheder i udbudsmaterialet – fx i de tekniske specifikationer. Og der kan også sagtens være fejl. Eksempelvis kan der være givet modstridende oplysninger. Her er det vigtigt at reagere. For hvis du gætter dig til, hvad der nok skal stå – gætter du muligvis forkert! Og en mulig konsekvens heraf er, at opgaven tabes.

Du bør derfor tage kontakt til udbyderen og gøre opmærksom på fejlen eller uklarheden. Følg de anvisninger, der er givet i udbudsmaterialet vedrørende kontakt. Muligvis er der specifikt angivet, hvornår og hvordan du kan spørge om spørgsmål, jfr. nedenstående.

Kontakt til udbyder – hvad må du?

Helt overordnet gælder, at kommunikationen mellem dig og udbyder skal være skriftlig.

Hvis der er fejl eller uklarheder i udbudsmaterialet, må du gerne kontakte den offentlige udbyder og spørge dem om det. Dette kunne eksempelvis være, hvis de havde glemt at angive en vigtig teknisk specifikation, eller hvis der var modstridende oplysninger i udbuddet.

Til gengæld må du ikke kontakte udbyderen med henblik på at forhandle. Derfor må du fx ikke spørge, hvad de ville synes var en rimelig pris, eller foreslå rabatter eller ændringer til den ydelse, de har beskrevet. Denne regel er der for at sikre, at virksomhederne får lige vilkår for at byde ind på udbuddet.

Hvis du har et spørgsmål, men er i tvivl om, hvorvidt du må stille det, så spørg! Så kan kontaktpersonen selv stoppe dig, hvis du går for langt.

Den offentlige udbyder er forpligtet til at besvare eventuelle spørgsmål (reelt: at give supplerende og uddybende oplysninger), der måtte dukke op i udbudsprocessen senest 6 dage før der er tilbudsfrist.

Spørgefrist

Udbudsmaterialet angiver hvilken spørgefrist der er – dvs. hvornår spørgsmål skal være sendt ind. Fristen på 6 dage danner som regel rammen for spørgefristen. Den offentlige myndighed er nemlig nødt til at sikre sig, at den kan nå at besvare spørgsmålene.

Spørgefristen skal overholdes. Heri ligger, at man ikke kan kræve at få svar på sit spørgsmål, hvis det ikke er fremsendt indenfor spørgefristen.

Vær opmærksom på, at dit spørgsmål og svaret på det sendes til alle tilbudsgivere (alle, der har anmodet om udbudsmaterialet). Dette gøres for at sikre, at der er lige vilkår for alle tilbudsgivere. Det oplyses ikke, hvem der har stillet hvilke spørgsmål.

Hvis der er en anden tilbudsgiver, der har fundet noget uklart i materialet, kan du derfor selv opleve, at der bliver sendt flere informationer frem om et udbud.

Spørgemøde

Nogle gange afholder den offentlige udbyder et spørgemøde (eller informationsmøde), hvor alle interesserede kan komme og få afklaret eventuelle usikkerheder ved udbuddet.

Deltag i mødet, også selv om du ikke har nogle spørgsmål. Det er med til at vise, at du er interesseret i opgaven, og så kan det være, at de andre virksomheder har opdaget noget, du ikke lagde mærke til.

Hvis du selv har opdaget mere komplicerede uklarheder i materialet, så skriv til kontaktpersonen inden mødet og fortæl om det, så de har en chance for at få klarhed over det inden spørgemødet.

Du må gerne opfordre den offentlige udbyder til at afholde en spørgerunde, hvis de ikke selv foreslår det. Men det er ikke sikkert at det bliver imødekommet.

Udbud under tilbudsloven (nationalt udbud)
Der er intet krav om skriftlig kommunikation og ingen frist på 6 dage før tilbudsfrist i forhold til besvarelse af spørgsmål.I praksis følges procedurene fra EU-udbud.