Planlægning

Tilbud kan være meget forskellige. Hvis tildelingskriteriet er ’laveste pris’, kan dit tilbud i princippet ende med at være en enkelt A4-side med en pris og en underskrift (dertil kommer selvfølgelig de forskellige bilagsdokumenter).

Hvis tildelingskriteriet derimod er ’økonomisk mest fordelagtige bud’, kan tilbuddet blive ganske omfattende. Her gælder det om at sælge din ydelse og gøre det klart for den offentlige myndighed, at du kan løse opgaven bedre end alle andre – og det kan komme op på en hel del sider.

Fælles for alle tilbudsgivere er, at der nemt opstår fejl i tilbuddet såfremt man ikke holder tungen lige i munden.

Når du skal lave et tilbud, er det en fordel at have nogle faste rutiner for, hvem der gør hvad under udbudsprocessen – ligesom med alle andre opgaver i din virksomhed.

Hvilke behov er der i forbindelse med løsningen af opgaven? Når din virksomhed bliver mere rutineret, kan I måske fastlægge rutiner for, hvordan processen skal køre.

Her er en liste over typiske opgaver ifm. udbudsprocessen. Brug listen over opgaver til at uddele opgaverne:

Lav en tidsplan, og sørg for at den bliver skrevet ind i jeres kalendersystem, så den bliver overholdt. Ved at udarbejde en tidsplan visualiseres opgaven og det er nemmere at overskue fremskridt i opgaven. Selvom udarbejdelsen af et tilbud kun består af en enkel medarbejder, kan det være til stor gavn at have skitseret en tidsplan.

Herunder illustreres hvordan en tidsplan kan se ud inkl. ansvarlig person. Brug værktøjet “Tidsplan” til højre til at udarbejde din egen tidsplan.

Aktivitet Ansvarlig Start dato Slut dato
Modtagelse og gennemlæsning af udbudsmateriale Tilbudsansvarlig
Søren
Mandag 2. juli Onsdag 4. juli
Afklar scope og budget Økonomichef
Josefine
Torsdag 5. juli Tirsdag 10. juli
Indsamling af relevante dokumenter Studentermedhjælper
Louise
Tirsdag 10. juli Fredag 20. juli
Udarbejde løsningsbeskrivelse Specialkonsulent
ErikØkonomichef
Josefine
Mandag 11. juli Fredag 20. juli
1. udkast af tilbud færdig og gennemlæsning (milepæl) Tilbudsansvarlig
Søren
Mandag d. 23 juli Tirsdag 24. juli
Tilrettelser til løsningsbeskrivelse og budget Specialkonsulent
ErikØkonomichef
Josefine
Onsdag 25. juli Fredag 3. august
Sidste gennemlæsning samt print Tilbudsansvarlig
SørenStudentermedhjælper
Louise
Mandag 6. august Fredag 10. august
Indlagt buffer Lørdag 11. august Søndag 12. august
Tilbudsfrist – aflevering af tilbud på adressen (milepæl) Tilbudsansvarlig
Søren
Mandag 13. august