Prækvalifikation

Såfremt ordregiver vælger at afholde udbuddet som begrænset udbud, starter udbudsprocessen med en prækvalifikationsrunde af interesserede tilbudsgivere.

Ved en anmodning om prækvalifikation er formålet at vise, at din virksomhed er egnet til at håndtere opgaven. Det gøres ved at vise, at du lever op til de krav, den offentlige udbyder stiller. Den offentlige myndighed kan fx stille krav om at du overholder lovens miljøkrav, behandler dit personale ordentligt, har de rette faglige evner m.m.

Den offentlige udbyder skal altid i udbudsbekendtgørelsen informere om, på hvilke vilkår/kriterier de udvælger de virksomheder de ønsker skal afgive de endelige tilbud. Disse vilkår/kriterier anvendes, i de tilfælde hvor myndigheden har modtaget flere anmodninger fra virksomheder end de har brug for. Hvis disse vilkår/kriterier ikke er skrevet i bekendtgørelsen skal du kontakte den offentlige udbyder skriftligt for at få disse oplyst. Den offentlige udbyder kan vælge virksomhederne f.eks. ud fra omsætningens størrelse eller flest sammenlignelige referencer mv. til den endelige tilbudsafgivelse.

Formålet med prækvalifikationen er IKKE at sælge selve ydelsen – det er først i tilbuddet, du skal det. Derfor skal du ikke begynde at give priser på opgaven eller beskrive, hvordan du vil løse den. Det er derimod nødvendigt at demonstrere over for den offentlige myndighed, at du har løst mange lignende opgaver (og har løst dem godt), og sandsynliggøre, at du kan løse deres opgave lige så godt.

Skriv anmodning om prækvalifikation

Den offentlige myndighed har udstukket nogle minimumskrav (udvælgelseskriterier) og ved at følge disse krav I din anmodning om prækvalifikation skal du give en kort præsentation af din virksomhed. Du vil ofte være i konkurrence med en gruppe virksomheder, der har samme forudsætninger for at løfte opgaven, som du selv har. Derfor gælder det ofte om at give lidt ekstra – nogle gode argumenter for, hvorfor netop din virksomhed bør give tilbud på opgaven.

Gør gerne noget ud af præsentationen. Sørg for, at der ikke er stavefejl og sæt teksten overskueligt op. Du kan også sætte illustrationer ind og i det hele taget give materialet et professionelt præg. Det første indtryk betyder meget.

Indhold

Ved bedømmelsen af prækvalifikationsmaterialet den offentlige udbyder ikke tage hensyn til andet end det, de har bedt om – så det er spild af tid at indsende andet end det, de beder om i udbudsbekendtgørelsen.

Til gengæld kan det være en god ide at tilføje et par linjer tekst om det, de har bedt om. Skal man f.eks. beskrive ens personalepolitik, kan det evt. være en ide at tilføje et par ’bløde’ linjer omkring jeres holdning til jeres medarbejdere. Hvordan har du f.eks. tænkt dig at behandle de folk, du eventuelt overtager? Du kan også skrive, hvis I har haft konkrete solstrålehistorier fra andre opgaver.

Den offentlige udbyder lægger som regel meget vægt på, at I har dokumenteret erfaring inden for området. Brug referencer, der er tættest muligt på den aktuelle opgave – den offentlige myndighed har i materialet skrevet hvor mange referencer de kræver.

Brug nedenstående tjekliste til din anmodning om prækvalifikation:

Hvis du bliver prækvalificeret

Hvis du bliver prækvalificeret vil du modtage det samlede udbudsmateriale, som beskriver mere indgående om opgavens omfang og indhold.

Selv om du bliver prækvalificeret, skal du ikke nødvendigvis afgive tilbud. Hvis du efter at have fået tilsendt udbudsmaterialet finder ud af, at der ikke er penge i det for dig, eller at du får problemer med at løse opgaven, så drop den hellere med det samme og gå i gang med et andet udbud, som der er større chance for at vinde.

Men pas på med at anmode om prækvalifikation for derefter ikke at afgive tilbud for ofte – det virker ikke altid godt på den offentlige udbyder, at man takker nej efter at være blevet indbudt. Derudover har man også frataget en anden virksomhed som ikke blev prækvalificeret, muligheden for at afgive tilbud. 28

Hvis du ikke bliver prækvalificeret

Den offentlige udbyder kan afvise din anmodning, selv om du har levet op til alle de formelle krav i udbudsbekendtgørelsen. Der kan have været mange virksomheder om buddet og mange, der levede op til kravene, og så har den offentlige udbyder skulle vælge dem, de vurderede som bedst egnede til at afgive tilbud ud fra objektive kriterier, som står skrevet i prækvalifikationsmaterialet.

Særligt de første gange du forsøger dig, er det en god ide at kontakte den offentlige udbyder efterfølgende og spørge, hvorfor du ikke blev prækvalificeret. Du kan have stor gavn af det, for det vil ofte være små detaljer, som er nemme at rette til næste gang.

Den offentlige udbyder har under alle omstændigheder pligt til at begrunde et eventuelt afslag over for dig.