Sådan skriver du tilbuddet

Hvis du opnår at blive prækvalificeret, eller den offentlige myndighed udbyder opgaven efter reglerne om offentligt udbud, starter arbejdet med at skrive selve tilbudsmaterialet.

Herunder følger kort og godt om tilbudsskrivning.

  • Skriv kort, og svar på det, du bliver spurgt om Samtidig anbefales det at bruge bilag til evt. mere detaljerede beskrivelser.
  • Hvis den offentlige udbyder spørger om noget konkret, så skriv dit svar øverst, og eventuelle begrundelser og bemærkninger nedenunder – og ikke omvendt.
  • Hvis du genbruger noget standardmateriale eller dele af et gammelt tilbud, så husk at kontrollere og justere det, så det ikke virker alt for standardagtigt – og så det er målrettet!

Tilbuddet indgår i kontrakten

Tilbuddet bliver typisk en del af kontrakten. Kontrakten kan være et enkelt stykke papir med to underskrifter, der henviser til tilbuddets indhold. Det betyder, at de ting, du skriver i dit tilbud, binder dig kontraktmæssigt efterfølgende. Hvis du har lavet en beregningsfejl eller lovet for meget, kommer du måske til at hænge på det! Det kan måske være fristende at overdrive virksomhedens kompetencer lidt for at vinde opgaven. Men husk på, at hvis du vinder, så bliver du stillet til regnskab for, hvad der står i tilbuddet. Skriv aldrig at du f.eks. overholder en bestemt standard, hvis du ikke gør det, og pas på med at overvurdere din virksomheds evne til at løse nye opgaver uden videre.

Følsomme oplysninger

Det kan ske, at nogle af de oplysninger, du skriver i tilbuddet, er følsomme eller fortrolige. Hvis det er tilfældet, er det en god ide at gøre opmærksom på dette i tilbuddet. Hvis du f.eks. skriver oplysninger om din virksomheds økonomi, kan du skrive: “Disse oplysninger må ikke videregives til andre uden forudgående kontakt med tilbudsgiver.”

Beregning: Kan det betale sig?

Du kan komme galt af sted, hvis du ikke besigtiger opgaven, inden du begynder at regne på tilbuddet. Hvis der er givet grønt lys herfor fra den offentlige udbudsgiver, kan du tage ud og se, hvor opgaven skal udføres 29 – helst mens de nuværende ansatte er i gang med at udføre den. På den måde mindsker du risikoen for fejlkalkulationer.

Prøv at ændre lidt på forudsætningerne
Sørg for at det er nemt at ændre værdierne på de ting, du tager med i beregningen. Hvis du f.eks. bruger Excel til at regne tilbuddet ud, så sørg for det er nemt at ændre på f.eks. timelønnen, materialeforbruget, inflationen og alle de andre ting, du har med i beregningen.

Ved at ændre lidt på værdierne kan du hurtigt vurdere, hvor sårbar opgaven er over for små ændringer. Hvad sker der f.eks., hvis inflationen stiger mere end forventet?
Du skal også overveje, om opgaven vil kræve ekstraudgifter til overtagelse af medarbejdere med andre overenskomster, ekstra arbejdsgange, nyt faktureringssystem og lignende. Tænk alle muligheder igennem, og spørg evt. udbudsgiver, hvis der er oplysninger, du mangler for at kunne regne på økonomien.

Gem beregningen – og genbrug den
Hvis du på et tidspunkt skal byde ind på en lignende opgave, kan du bruge det samme regneark til at lave tilbuddet. Har du en gang lavet et tilbud på én type opgave, kan du altså hurtigt tilpasse det til andre lignende tilbud.

Giv en realistisk pris

Sørg for at lave en grundig udregning, der tager højde for samtlige faktorer. Pas på med at presse prisen for meget for du hænger på den, hvis du vinder. Det er en god idé at spørge din brancheforening til råds.

Den offentlige udbyder er naturligvis interesseret i en så lav pris som muligt, men stræk dig ikke for langt for at komme med i buddet, når du fastsætter en pris.

  • Husk at medtage alle omkostninger, direkte såvel som indirekte, fx udgifter til øget kontorhold m.m. Tag også højde for dine udgifter ved at lave tilbud, men lad være med at regne dem direkte ind i tilbuddet. Tilbudsgivning sker for din egen regning.
  • Husk at tage højde for inflation m.m., hvis det er en fastprisopgave – hvem bærer risikoen ved en unormalt høj inflation?

Gennemskuelige priser

Se efter i udbudsmaterialet om den offentlige udbyder har vedlagt en prisliste til udfyldelse og brug den! Såfremt der ikke er vedlagt en prisliste anbefales det at opdele prisen på forskellige poster eller faser, så den offentlige udbyder kan gennemskue, hvordan du har fundet frem til prisen.

Skriv til din modtager

Hvem er kontaktpersonen? Er det kommunaldirektøren eller pedellen på den lokale skole? Skriv, så det passer til læseren og brug ikke for fagspecifikt sprog. Dog skal du også tænke på, at vedkommende der normalt har ansvar for opgaven hos den offentlige udbyder, formentligt kender til området – og måske lige så godt som dig. Det er altså en balance hverken at “tale ned” til vedkommende, eller skrive for avanceret.

Sprogguide

At skrive forståeligt og konkret handler som udgangspunkt om at sætte sig i modtagerens sted. Følgende er gode værktøjer til at formulere sig bedre;

1. Sprogligt

Fag-swahili er det sprog, vi taler med kolleger – dvs. vores interne sprog med begreber og udtryk som vi ikke behøver at forklare for vores fagfæller. Ved brug af fremmedord og fagudtryk, er det vigtigt at være opmærksom på, hvor og hvornår du bruger dem. Forsøg at oversætte eller eksemplificere fremmedord/fagudtryk hvis de er nødvendige at have med i tilbuddet. Pumpede udtryk og papirklicheer er ikke svære at forstå, men de giver en tekst et forstillet, støvet og gammeldags præg. Skriv mere som du taler. Abstrakte ord er åbne ord, der giver plads til mange mulige fortolkninger. De kan være med til at gøre tekster uklare og svære at forstå. Det kan derfor være svært for modtageren at danne sig et klart billede af ordet og kan oven i købet lægge utilsigtede betydninger i ordet.

  Skiv ikke Skriv hellere
Fremmedord Verificere Godkende
Pumpede udtryk Udføre direkte prissammenligning Sammenligne priser
Abstrakt og upræcist InfrastrukturRessourcer Fx buslinjer i KøbenhavnFx Medarbejdere

2. Opløs de lange ord

Undgå at hobe for mange informationer sammen i dine afsnit, sætninger og ord. Det gør din tekst sværere at forstå end nødvendigt – derfor:

  • Inddel din tekst i flere afsnit
  • Sæt punktum, så hver sætning udtrykker én mening
  • Opløs sammensatte ord i flere ord
  • Undgå så vidt muligt indskudte sætninger (de belaster unødigt korttidshukommelsen og gør tekster svære at læse

3. Layout

Udover sprog og formuleringer er det vigtigt at have et læsevenligt layout. Tænk på at den offentlige udbyder skal læse mange tilbud igennem – og hjælp dig selv ved at gøre teksten “lækker” at læse. Bryd lange afsnit op i mindre dele, brug punktopstilling osv. Det kan især have en god effekt, at benytte billeder og figurer til at supplere teksten, og illustrere de ting der kan være svære at beskrive. Se nedenstående figur for et eksempel.

layout