Udbudsbekendtgørelsen og dokumentation

Følg udbudsbekendtgørelsen

Når det offentlige sender opgaver i EU-udbud, skal de udfylde en udbudsbekendtgørelse. Det er her den offentlige myndighed beskriver ydelsen, konkurrencebetingelserne samt kontaktoplysninger til yderligere information. Udbudsbekendtgørelsen fungere som en slags “offentliggørelsesformular”, mens det supplerende udbudsmateriale er det, der skal følges og det, der indeholder de relevante informationer.

Du skal leve op til de formelle krav – den offentlige udbyder kan være FORPLIGTET til at afvise dig, hvis du ikke gør det, ligegyldigt, hvor god en anmodning om prækvalifikation eller tilbud du ellers afgiver.

 

Få fat i udbudsmaterialet

Første skridt i udarbejdelse af tilbud er, at få fat på selve udbudsmaterialet.

Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, hvordan og til hvem du skal henvende dig til for at få fat på materialet. Som regel skal du sende din anmodning om materialet pr. e-mail. Husk at angive, hvilket udbud det drejer sig om. Ved EU-udbud er det offentlige forpligtet til at sende dig materialet senest 6 kalenderdage efter modtagelsen af din henvendelse.

Vær opmærksom på, at du måske skal dække forsendelsesomkostningerne. Den offentlige udbyder kan kræve betaling for at sende dig udbudsmaterialet – men ikke mere end det koster at sende.

Udarbejde dokumentation

Når man skriver anmodning /tilbud, skal man typisk vedlægge en række standarddokumenter – for eksempel referenceliste over tidligere udført arbejde, et dokument, der beskriver hvordan man sikrer, at arbejdet bliver udført ordentligt (kvalitetssikring) osv.

Det kan være et stort arbejde at få disse standarddokumenter skrevet, men når det én gang er gjort, kan de bruges igen og igen. Det er dog en god idé løbende at opdatere dem og tilrette dem de konkrete anmodninger/tilbud. Nedenstående tabel beskriver en lang række standarddokumentationer, som der ofte bliver bedt om ved en prækvalifikation eller ved tilbudsgivning.

Brug tabellen herunder som tjekliste til udarbejdelse af dokumentationer:

Præsentation af virksomheden

Det er en god ide at have en kort introduktion liggende der giver et billede af virksomhedsprofilen.

Tro og loveerklæring (Gæld til det offentlige)

Se eksempel

Ofte vil den offentlige udbyder kræve, at du i dit tilbud vedlægger en Tro- og Loveerklæring på, at din virksomhed ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000kr. Klik på “Se eksempel” og få en skabelon til Tro- og Loveerklæring.

Tro og loveerklæring (Gæld til det offentlige og §45 stk 1 og stk 2

Se eksempel

Ofte vil den offentlige udbyder kræve, at du i dit tilbud vedlægger en Tro- og Loveerklæring på, at din virksomhed ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000kr. Dernæst kan den offentlige udbyder kræve at du ikke er omfattet af udbudsdirektivets §45 stk. 1 og stk. 2. Klik på “Se eksempel” og få en skabelon til Tro- og Loveerklæring.

Referencer

Se eksempel

Det er et meget stærkt salgsargument, hvis du har stor erfaring med at løse opgaver, der minder meget om den udbudte opgave. Du bør under alle omstændigheder beskrive de opgaver, der minder mest om den udbudte opgave. Ordregiver, beløb og tidspunkt skal være angivet, hvis det er efterspurgt af den offentlige udbyder.

Den offentlige udbyder må ikke skelne mellem en reference fra en offentlig myndighed og en privat virksomhed.

CV'er

Til visse typer opgaver vil den offentlige udbyder måske spørge til CV’er eller særlige faglige uddannelsesbeviser for de ansatte. Hvis den offentlige udbyder spørger til CV’er, betyder det sandsynligvis, at de lægger stor vægt på de faglige kompetencer og erfaringer, som medarbejderne har. Det skal du sørge for at CV’erne viser. Det betyder også, at de lægger vægt på, at det er et mere eller mindre fast projektteam, der er ansvarlige for den løbende drift. Gør derfor noget ud af at beskrive de relevante medarbejdere og nævn tidligere relevante projekter, de har arbejdet på.

Virksomhedens økonomi

Du skal kunne godtgøre, at din virksomhed økonomisk set er solid, så den vil være i stand til at løfte opgaven. Det beviser du f.eks. ved at få en erklæring fra din bank, ved at vedlægge det seneste regnskab eller ved at lave en erklæring om din samlede omsætning og andre nøgletal fra de sidste tre års regnskaber.

Alternativt kan du få din revisor til at udarbejde og underskrive en oversigt over de seneste tre års omsætning evt. opdelt i forretningsområder. Se altid i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, hvilke informationer (herunder krævet dokumentation) den offentlige udbyder ønsker.

Kvalitetssikring

Det afgørende i forbindelse  med kvalitetssikring er at bevise, at din virksomhed er i stand til at levere det efterspurgte kvalitetsniveau. Det beviser at du ved at beskrive dine kontrolmetoder i detaljer.

Det kan være meget forskelligt, hvordan den offentlige udbyder gerne vil have kvalitetssikringen. Det er en god ide at spørge ind til dette i forbindelse med den enkelte anmodning/det enkelte tilbud, hvis det ikke fremgår tydeligt nok af udbudsbekendtgørelsen eller af udbudsmaterialet.

Vær opmærksom på udløbsdatoen

De offentlige udbydere kan finde på at stille krav om, at nogle af dokumenterne skal være udstedt efter en bestemt dato. Der kan forekomme lidt sagsbehandlingstid, så derfor at det vigtigt, at du lægger mærke til udbudsmaterialets eventuelle krav til dokumenternes alder, så du med det samme kan gå i gang med at skaffe dem. Er I ofte med i udbudsforretninger, kan det anbefales altid at have gyldige dokumenter